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财务管理制度
2021-11-19 18:53:17 945
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    北京大爱清尘公益基金会财务管理制度

     

    第一章 总则

    第一条  为了加强北京大爱清尘公益基金会的财务管理规范财务收支现根《中华人民共和国会计法《基金会管理条例《民间非营利组织会计制度等有关国家财经法律、法规,按照《北京大爱清尘公益基金会章程》,结合本机构的具体情况制定本制度。

    第二条 本制度的目的在于规范北京大爱清尘公益基金会资金收支管理,提高资金综合利用效果,更好的管理各项收入,降低成本费用,合理安排和使用各项目资金;建立健全财务管理规程,统一费用收支流程,加强财务监督、检查;维护机构财产完好,充分发挥财产物资效益;提高财务分析效果,规范财务信息披露,促进机构建设和事业发展。

    第三条 北京大爱清尘公益基金会的最高管理机构是理事会。理事会定期审议机构财务报告,并决定财务工作中的重大问题,财务日常管理工作由秘书处负责。

    第四条 北京大爱清尘公益基金会的财务活动依法接受社会公众和国家有关管理部门的监督;每年接受独立会计师事务所的审计。

    第五条 本制度适用于涉及北京大爱清尘公益基金会善款收支的所有机构、志愿者团队与个人,以及与北京大爱清尘公益基金会发生的各项收入和相关的经济业务所产生的费用。

     

     

    第二章 岗位管理

    第一条  北京大爱清尘公益基金会的捐赠收入与支出本基金会统一管理北京大爱清尘公益基金会综合部在理事会的领导下负责开展具体的财务管理工作,并向秘书处汇报。

    第二条  北京大爱清尘公益基金会综合部主任负责财务工作的管理与执行综合部主管负责财务工作的具体实施。部门财务职责如下:建立健全财务制度与审批流程定期编制财务报告、实施财务监督、具体财务账务处理及本部门事务管理。

    1、综合部主任工作职责:

    (1) 领导、监督部门整体财务工作;

    (2) 完善机构财务制度与审批流程;

    (3) 机构内部财务监督工作;

    (4) 组织交办的其他事项; 2、财务主管职责:

    (1) 遵照财务管理制度,审批付款凭证。

    (2) 遵守《民间非营利组织会计制度》管理财务账目及会计核算。

    (3) 按会计期间出具各类财务报表:资产负债表,收入支出表,现金流量表。

    (4) 管理经费来源及资金使用报告。出具关联方及利益相关方的资金往来明细报告。

    (5) 季度财务分析报告。坚持财务监督业务。及相关内部控制工作。

    (6) 完成单位与税务,财政等政府财务部门的所有业务联系。完成年度国家财务系统要求的各类财务年度申报。

    (7) 每月与代理记账公司接洽业务。负责财务电算化的系统建立,账务设置,账务处理,系统维护。

    (8) 与中华救助专项基金财务接洽相关财务工作,每月与中华社会救助基金会核对捐款收入与项目支出,及时掌握中华社会救助基金会代管的捐款信息。

    (9) 接洽独立会计师事务所的审计,完成年度的财务审计工作。

    (10)      年度向捐赠人及基金理事会汇报财务数据及财务报告。

    (11)      制定并维护各项财务制度。

    (12)      其他相关财务工作。

    3、出纳职责:

    (13)      遵照财务管理制度收集,整理报销单据;审核票据的合理合法性,及相关付款合同;配合各部门完成各平台财务报告填写编制;划分项目支出。

    (14)      负责收入及支付各类报销款项(现金,银行款项)。

    (15)      发票管理及开具。(捐赠票据管理)财务专用章,管理财务档案。

    (16)      整理并审核应划分为中华救助专项基金报销票据,交给会计处理。

    (17)      登记现金,银行日记账。并每月核对银行存款发生额,余额,编制余额调节表。每月与会计对账。

    (18)      管理固定资产,建立台帐,每月核对台帐明细表并提供给会计进行账务处理。

    (19)      负责实物物资捐赠的收入库。存货及低值易耗品的管理,出入库及发放。

    (20)      管理归档会计资料,会计文件。

    (21)      协助财务部其他事项及工作。

    第三条  大爱清尘的财务主管为财务工作的直接责任人。

    第四条  除由经由组织授权的其他人员代收的款项外所有货币资金的收和支付只能由财务进行,禁止其他工作人员直接接触本机构资金。

    第五条  严格履行货币资金授权审批制度凡涉及货币资金的业务各相应 经办和管理决策人员应严格按照审批权限进行审批和办理对于特殊事项和意 外应急事项须临时收付现金的须按审批程序中规定的人员口头同意后先与办理事后及时补办手(对秘书长支付货币资金由综合部主任负责办理支付审批手 续。禁止未经授权操作货币资金,禁止超越审批权限批复资金。

     

     

    第三章 预算管理

    第一条 北京大爱清尘公益基金会根据机构发展战略,按照年度工作计划和任务,本着资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调的原则,坚持勤俭办事的方针,编制年度财务预算。

    第二条 总部各职能部门根据年度工作计划,编制年度工作执行预算初稿,

    经秘书长审核后,形成年度财务总预算。财务总预算经理事会审议批准后执行第三条 各职能部门在编制年度预算时参考上年预算执行情况及业务发展

    情况,根据项目特点和工作计划本着量入为出、厉行节约的原则,按机构费用标准或工作量测算编制。

    第四条  各职能部门须严格执行财务预算除因工作计划工作内容有较大调整或者人员发生较大变化需要通过预算调整程序核准新的预算外一般不予以调整在年内季末和年末综合部应总结分析预算执行情况及存在的问题提出改进意见,报秘书长。预算执行情况纳入各职能部门的业绩考核。

     

     

    第四章 收入管理规定

    第一条  收入类型

    1、大爱清尘的收入来源于:个人捐赠收入、企业捐赠收入、资助型基金会捐赠收入、国家财政资助。

    2根据捐赠方对资金使用上的限制收入被划分为限定收入和非限定收入第二条 收入确认

    1、收入的确认遵循“权责发生制”的原则。

    2、捐赠收入按是否存在限定,区分为限定收入和非限定收入进行核算。如果资产提供者对资产的使用设置了时间限制或用途限制,则所确认的相关收入为限定收入;除此之外的其他收入,为非限定收入。

    3、按照【基金会管理条例】及相关法律规定,一般项目运营管理费用严格控制在该项目总支出的 10%以内。

    第三条 收入流程

    1、北京大爱清尘公益基金会发生的各项捐赠资金收入,应具备完善的协议,合同等。基金会收到款项后,出纳应及时开具合规票据给付款人,并及时将支票、现金缴存银行入账,并登记造册。

    2、每笔捐赠需向捐赠人开具捐赠发票,一式三联,包括以下重要信息:是

      否限定、收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖基金会财务印章。票据信息应当填写准确、完整。

    第四条  实物捐赠收入

    1、收到捐赠实物后,捐赠方需提供的证明文件:

    (1)  实物捐赠函:注明捐赠品名、数量、估计价值、用途、联系人方式等。

    (2)  捐赠货物价值证明或原始单据(包括但不限于由捐赠单位加盖公章的捐赠发票复印件。若无价值证明,按市场公允价值或拍卖价值计算。

    (3)  由捐赠方出具的公允价值承诺书。

    2、按照价值证明,开具实物收据给捐赠单位或个人。

    3、根据实物收据验收后,填写入库单并凭入库单入账,由大爱清尘综合部统一保管调拨。

    4、捐赠实物出库,须填写出库单。

    5、综合部每月盘存一次,核对账务是否相符第五条 收入管理原则

    1、所有收入归口综合部统一管理,分类核算,严格各类票据的使用和签发。

     

     

    第五章 支出管理规定

    第一条  各项支出的安排必须有利于公益事业发展必须贯彻厉行节约和力而行的原则,严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。

    第二条  按照理事会批准的年度预算和规定的开支范围标准执行各项支出并严格按照捐赠协议安排执行计划;建立健全各项支出管理和审批制度。

    第三条  财务报销需遵循凭票报销和实报实销的基本原则一般费用均遵先垫资后报销的程序。

    第四条  支出类型

    1、项目救助支出:直接为救助对象支出的医疗费用、购买医疗器械费用、

    助学金、助困金等资助支出,由基金会直接与定点医院、患者或供应商进行结算。

    3、项目执行经费:执行项目过程中发生的人员报酬、志愿者补贴和保险, 以及使用房屋、设备、物资发生的相关费用;为执行项目发生的差旅、物流、交通、会议、培训、审计、评估等费用。

    4、管理费用:按照《民间非营利组织会计制度》规定,为保证本组织正常运转所发生的下列费用:

    (1) 理事会等决策机构的工作经费;

    (2) 行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费;

    (3) 办公费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。

     

     

    第六章 报销管理规定

    第一条 报销费用类型

    1、报销费用类型分为项目费用报销、差旅费用报销两类。

    2、项目类费用分为因探访产生的费用、宣传活动产生的费用或工作区站报备并组织的其他类型活动所产生的费用,项目费用由大爱清尘综合部核销,工作区站组织活动或探访前,应预先向志愿服务中心/救援中心提交预算表【中华社会救助基金会项目计划和预算表】/【XX 省“大爱清尘救援探访”活动计划和预算表】。

    3、差旅费用为专职因公出差所产生的差旅费及其他合理费用,差旅费用由大爱清尘综合部核销,专职出差前,应预先向秘书处提交出差预算申请。

    4、项目资金的使用需严格履行审批手续;项目资金遵循预算决算原则,由总部审批管理。

    5、当单次项目资金高于 2000 元时,可在填报预算时注明申请预支款,待预算审批通过后,由综合部负责向项目经办人拨款。

    第二条  报销流程

    1、项目/出差结束后,工作人员(含志愿者)将需报销的合规票据通过工作区站或各部门上交总部,费用报销需同时提交工作区站负责人/部门主任签字确认的【北京大爱清尘公益基金会费用报销单】,要求报销凭证做到单据相符和填写完整,发票与预算项一一对应,报销人对报销凭证负责。

    2、综合部对报销享有审核权,若费用在预算内,或虽超出预算但附有情况说明且为必要性支出,应予以报销。若报销费用超出预算,且超出部分为非必要性支出,则需报秘书长核批。必要性支出是指因出现重大变更等超出人力预估范围等事项所造成的支出,本办法特指项目执行中因情势或计划变更所增加的交通费等必要支出。

    3、若项目已申请预支款,项目经办人需在发票核销后将剩余款项退回指定账户,综合部负责监督管理工作。

    4、大爱清尘财务支出预算需由综合部主任、副秘书长、秘书长、理事会主任、理事会分别依职权进行核批,具体审批权限如下:

    (1)    综合部主任:伍仟元以内(含伍仟元

    (2)    副秘书长:壹万元以内(含壹万元

    (3)    秘书长:壹万元至伍万元(不含伍万元

    (4)    理事会主任:伍万元至伍拾万元(不含伍拾万元

    (5)    理事会:伍拾万元及以上。

    5、 综合部完成审核工作后,将相应票据上交中华救助基金会财务部进行报销。

    第三条  票据要求

    1、报销人员所报票据必须是正式的、有税务监制字样的票据。除行政性收

    费外,不得以收款收据作为报销凭证;

    报销凭证上应盖有清晰的发票专用章戳记,并注意票据上所附的各种说明,如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”等字样。

    2、 除定额发票、机打发票外,票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的发票,发票上的要素须完整,否则财务不予报销。

    (1)发票抬头:北京大爱清尘公益基金会;

    税号:53110000MJ0178369M

    (2)大小写金额一致,剪裁式发票的“剪口”金额与填写金额要一致,如

    有不符,报销无效;

    (4)  发票日期完整; 经济业务内容须清楚(包括数量、单价);

    (5)  网上购物还需提供购物明细清单及支付凭证。

    (6)发票不得涂改、刮擦、挖补。发票如有错误,应该由开票单位重开或

    更正,更正处应加盖开具单位印。机打发票错误的,发票金额有误的必须重开。

    因特殊情况无法开具上述规范发票的,应报销时须予以说明,主管领导签字批准,证明业务发生的真实性。

    3、经办人收到发票时必须对发票真伪进行查询,具体查询方式可以通过电

    话查询、网站查询等方式鉴别发票的真伪,并打印查询结果作为报销附件。

    4、经财务部门审核鉴定属于假发票的,经办人必须更换发票,否则不予报

    销。

     

    第五条  报销标准

    1、差旅费。差旅费开支范围包括交通费、住宿费和公杂费。

    (1) 交通费:

    A.  飞机/高铁/动车:跨省远距离出行应优先选择高铁/动车,高铁/动车最高报销二等座标准;当乘坐高铁/动车单程时间在十二小时以上时,可选择飞机出行。在出行时间紧急的情况下,工作人员在向秘书处申请后,可选择飞机出行。乘坐飞机应优先购买打折机票。

    B.  火车:短途出差需乘坐火车(硬座;若乘车时间在晚八点至次日清晨七点之间,且须连续乘车六个小时以上,或者连续乘车时间超过十二小时的,可购硬卧票,或改为高铁方式出行。

    C.  客车:城市间有短途客运车时,优先选择客车出行;时间紧急或有特殊任务者,可选择自驾/租车等其他方式;自驾/租车的预算需提前审批。

    D.  市内公共交通/打车:市内交通费根据票据实报实销,优先选择公共交通; 若时间紧急原因打车需在票据背面注明每张出租车票的起点、目的地及所办事宜。

    未提供有效票据,市内交通费不予报销。

    (2) 住宿费:

    A.  专职出差住宿:出差住宿应选择商务快捷酒店标准间(如:如家、七天等,一线城市住宿最高不超过 300/间/天,其他城市最高不超过 200/间/天;若出差当地无商务快捷酒店,应选择一星级以下酒店标准间住宿;如涉及机构整体形象时,如签约、联系重要捐赠、或在当地联系不到上述规定标准酒店的, 可选择适当条件的酒店入住,但须事先向秘书处申请并或得批准。

    B.  乡村探访/调研住宿:在乡村探访、调研活动中,应选择经济型快捷酒 店及以下标准,最高不超过 100/人/天。

    C.  无住宿费发票一律不予报销住宿费。

    D.  出差住宿费在规定的限额标准内凭票报销,实际住宿费超过规定的部分自理。

    (3) 公杂费:若出差过程中,有公杂费支出,需在活动前填写预算,经审批通过后,凭票在预算内报销;

    2、出行补助费:

    (1) 出差补助:专职人员出差时,每天补助 100 元,按自然天计发;专职出差期间不予报销餐费、礼品费及其他招待费;特殊情况需向秘书处申请。

    (2) 志愿者参与探访等活动时,若单日服务时长在 6 小时以上,可补助 30 元;

    3、招待费:

    招待对象包含:向北京大爱清尘公益基金会提供帮助或捐款的人士,各级主管部门,有密切联系的工作单位等。

    确因工作需要招待者,需填写招待申请内容包括招待单位或个人名称、预计金额,待秘书处审批通过后方可执行。报销时需由经手人、财务主管及秘书长签字才能报销。

    招待标准:宴请海外人士标准为人均 100 元;国内关系单位标准为人均 50 元。陪餐人数根据工作需要尽量从简的原则。

    4、制作费:

    因北京大爱清尘公益基金会预防宣传项目的特殊性,机构需制作大量的宣传品。印制宣传品前需提交预算申请及三方比价表,经综合部审核,秘书处审批后,方可依流程制作。专职或志愿者团队均不得以高于当地市场价的标准印刷宣传品。

     

    第七章 物资管理规定

    第一条 固定资产管理物资是资金的实物形态之一。物资管理要贯彻统一调配、归口管理的原则,既要保证公益事业发展的需要,又要防止财产物资的积压和损失浪费,最大限度地发挥财产物资的效益。

    第二条  物资管理包括固定资产管理捐赠物资管理和低值易耗品管理等北京大爱清尘公益基金会的物资管理工作由综合部执行对秘书处负责北京总部与全国工作区站所有物资的管理需分类建账、定期盘查,每月向秘书处汇报。

    第三条  固定资产管理固定资产是用于机构业务活动单位价值在规定标准 2000 元以上、耐用时间在一年以上的办公设备或其他设施;单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,也应作为固定资产管理单位价值虽已超过规定标准,但易损坏,更换频繁的,不作为固定资产管理。

    1、固定资产按用途分类管理,综合部需建立验收、领发、保管、调拨、登记、折旧、检查和维修制度,做到账账相符,账实相符。

    2、注重发挥固定资产的效益,购(建)固定资产特别是大型房产等,必须进行可行性论证,提出两种以上方案,择优选用。

    3、加强对固定资产报废、处理的管理,确属不能或不宜使用的固定资产, 可以作报废处理;确属闲置不需要的固定资产,应按规定的程序处理,避免积压, 造成损失浪费。

    第四条  低值易耗品管理低值易耗品是指单位价值较低容易损耗不够固定资产标准的各种工器具宣传材料以及办公用品等低值易耗品的购买验收进出库保管等须审批程序规范管理控制科学在保证工作需要的前提下降低材料和低值易耗品的库存和消耗。

    第五条 捐赠物资管理。捐赠物资是募集到的各类捐赠实物。捐赠物资按照捐赠人的捐赠指向分类管理,并严格验收、进出库、保管等管理制度。捐赠物资严格按捐赠人的意愿划拨、使用;在接受捐赠的物资无法用于符合其宗旨的用途时,可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。北京大爱清尘公益基金会的工作区站在接收到捐赠物资时,应第一时间联系综合部进行物资入账,由总部统一管理调配捐赠物资的使用。任何人不得以个人身份接收向北京大爱清尘公益基金会捐赠的物资。

     

    第八章 财务分析与财务监督

    第一条 财务分析与财务监督是认识、掌握财务活动规律,提高财务管理水平和资金使用效益,促进事业健康发展的重要手段。

    第二条  财务分析的主要内容包括:预算执行情况,资金运用情况,项目执行成本,财产物资的使用、管理情况等。综合部应结合项目管理和执行特点,建立科学、合理的财务分析指标。按月、季度、年度编制财务分析报告,通过分析反映业务活动效果,并按时反馈给秘书处,为其进行决策提供科学、可靠的依据。

    第三条  综合部要通过收支审核财务分析等对财务收支资金运用财产物资管理等情况进行监督检查对违反国家财政财务制度和财经纪律的行为要及时予以制止纠正性质比较严重的要向领导及有关部门报告并按有关规定严肃处理。

     

     

    第九章 财务决算

    第一条 年度财务决算是年度会计期间本项目的收入及支出、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映,是全面了解和掌握运营状况的重要手段。也为下一年度的预算编制提供合理依据。

    第二条 中华社会救助基金会严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报表,并接受独立会计师事务所的审计,出具北京大爱清尘公益基金会年度审计报告。

    第三条 机构年度审计报告对外披露须经理事会批准。

     

     

     

    第十章 财务信息披露

    第一条  建立定期财务信息披露制度,提供真实、及时、公允的财务信息按照北京大爱清尘公益基金会章的规定每年机构网站及相媒体上公布计报告和财务会计报告。

    第二条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务及项目执行信息由综合部及发展中心编制完成,报秘书处审阅批准后,方可对外提供或披露。重大财务信息的披露必须纳入财务报告的内容,由综合部按规定报请批准后对外披露。

     

     

    第十一章 附则

    第一条  本制度未涉及的其他资产管理制度另行制定。

    第二条  本制度经理事会审议通过后执行,由秘书长监督实施。

    第三条  本制度自二零一八年十一月一日起施行由秘书处修订并负责解释。

     

     

     

                                                 北京大爱清尘公益基金会

                                               二零一八年十一月一日


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